porsi modal yang mereka miliki di koperasi Kotabumi Di dalam database ini setiap anggota didefinisikan aksesnya masing-masing apakah anggota saja, pengurus, pengawas, manajer dan seterunya. Juga dicatat data dasar pribadi lainnya seperti tanggal masuk sebagai anggota koperasi dan sebagainya. Sumber pemodalan utama koperasi adalah simpanan anggota. Simpanan yang disetorkan oleh anggota setiap bulannya tentu harus dicatat dengan rapi, karena pada akhir tahun nanti besarnya besaran SHU yang akan diterima oleh anggota akan juga berdasarkan besarnya simpanan atau porsi modal yang mereka miliki di koperasi. Database ini harus dimaintain secara akurat, seperti misalnya anggota mana saja yang masih menunggak simpanan, siapa saja yang rajin membayar simpanan, dsb. Ini mirip dengan stock inventory control. Barang-barang yang dijual di unit toko tentu harus dicatat secara akurat berikut tanggal pembelian terakhir dan tanggal penjualan terakhir. Data ini akan sangat berguna untuk menentukan volume pembelian selanjutnya, berikut jenis barang yang perlu mendapatkan prioritas. Database penjualan dengan database stock barang menjadi dua unit yang tidak bisa dipisahkan. Untuk makin meningkatkan keakuratan sistem penjualan, penulis mengimplementasikan bar-coded system. Stock barang ditempeli dengan barcode, kartu anggota juga menggunakan barcode, sehingga ketika proses penjualan berlangsung, pegawai toko cukup men-scan kedua barcode dengan mengunakan barcode reader, kemudian datanya otomatis disimpan dalam database penjualan. Sistem penjualan yang dilengkapi dengan barcode reader akan sangat membantu proses identifikasi dan perhitungan penjualan harian secara cepat dan sangat akurat. Sistem ini diintegrasikan dengan database stock barang, sehingga ketika 1 unit barang terjual di unit toko, secara otomatis database stock barang akan otomatis menyesuaikan jumlahnya. Dengan cara ini, kehilangan barang di unit toko dapat dideteksi secara dini dan akurat. Selain itu, setoran harian unit toko tercatat secara akurat dan dapat di-trace balik siapa saja dan barang apa saja yang terlibat dalam transaksi pada hari tersebut. Anggota disisi lain bisa mengakses data pembeliannya, sehingga bila perlu anggota mampu mengkoreksi bila ada transaksi palsu atas namanya. Artinya selalu ada check and recheck antara pengurus dan anggota. Sekarang bandingkan dengan sistem penjualan tradisional yang kebanyakan masih diadopsi oleh koperasi pegawai. Karena tidak mampu membeli cash register yang umum digunakan di minimarket komersial, maka biasanya pegawai koperasi hanya mencatat penjualan dalam buku jurnal harian. Tentu cara ini rentan terhadap kekeliruan, baik disengaja maupun tidak disengaja. Untuk unit toko kecil yang dimiliki koperasi penulis saja, jumlah barangnya sudah melebihi 300 macam, belum lagi cara pembelian secara tunai atau kredit oleh anggota yang harus dicatat secara akurat, bila tidak akurat bisa-bisa rugi yang didapat. Penulis yakin dengan cara seperti ini, tidak mungkin setoran harian toko bisa dilaporkan setiap harinya secara akurat, lengkap dengan analisa stock yang terjual pada hari tersebut. Pegawai toko sudah cukup lelah untuk melakukan perhitungan ini pada sore harinya dan para pengurus juga tidak mau repot untuk mengecek laporan pegawai toko apakah memang betul-betul akurat dan bisa dipertanggungjawabkan. Kotabumi
7 tahun yang lalu